Einsatz von Assistenzsystemen zur Entscheidungsvorbereitung im BAMF

Informationszentrierte Sachbearbeitung durch intelligente Datenanalyse und
-aufbereitung

Mithilfe neuester KI-Technologien zur Text- und Bildanalyse verbessert das Bundesamt für Migration und Flüchtlinge (BAMF) die Dokumentation sowie Entscheidungsfindung in der internen Sachbearbeitung. Eine bessere Informationsgrundlage in zentralen Prozessen des BAMF erhöht die Sicherheit, beschleunigt die Bearbeitung und verbessert insgesamt die Informationsbasis für Entscheidungen.

Das BAMF ist Innovationstreiber im Rahmen der Digitalisierungsagenda der öffentlichen Verwaltung und begegnet zunehmender Arbeitsbelastung durch steigende Migrationsströme nicht nur mit zusätzlichem Personal, sondern auch neuen, innovativen Ansätzen und Technologien. Diese sollen sich nahtlos in die bestehenden Prozesse der Sachbearbeitung integrieren.

Zusammen mit IBM Consulting entwickelt das BAMF daher KI-Assistenzsysteme unter anderem auf Basis von IBM-Technologien und Open Source, welche die tägliche Arbeit der Sachbearbeitung unterstützen sowie die Fallbearbeitung beschleunigen. Hybride Multi-Cloud Architekturen sichern darüber hinaus langfristig die Flexibilität sowie die Skalierbarkeit der Systeme.

Herausforderung

Zunehmende Arbeitsbelastung mit dem Einsatz intelligenter Technologien begegnen

Das Bundesamt für Migration und Flüchtlinge sah sich im Rahmen extrem steigender Migrationsströme ab 2015 mit der Herausforderung einer deutlich zunehmenden Arbeitsbelastung konfrontiert. Diese nicht nur mit zusätzlichem Personal, sondern mit dem Einsatz intelligenter Technologien deutlich zu reduzieren, war und ist eines der Inhalte der Digitalisierungsagenda des BAMF. Das BAMF hat sich im Rahmen dessen das Ziel gesetzt hier Vorreiter zu sein und innovative Ansätze zu entwickeln, zu erproben und diese in die tägliche Arbeit der Sachbearbeitung zu integrieren.

Eine Entscheidung des BAMF hinsichtlich Identität und Asylanspruch der Antragsstellenden basiert auf verschiedensten Informationen aus unterschiedlichen Quellen gesammelt in mehreren Prozessen. Die Integration dieser sowie die Art und Weise der prozessualen Zusammenarbeit stellt eine große Herausforderung des BAMF dar, sind jedoch wesentlich für eine belastbare Entscheidungsfindung. Diese zu erreichen kann entsprechend zeitaufwändig sein und erfordert ein hohes Maß an Prozesssicherheit als auch Einarbeitung in den Einzelfall.

Zusätzlich meist erschwerend hinzukommend ist eine dokumentbasierte Arbeitsweise. Es werden der Sachbearbeitung nicht die für Ihre Arbeit erforderlichen wesentlichen Informationen bereitgestellt sondern vermehrt alle Informationen auch wenn diese ggf. kontextbezogen keine Relevanz für den vorliegenden Fall haben. Dies erzeugt ein unnötige Informationsfülle, welche Zeit für die Filterung auf das Entscheidende benötigt.

Herangehensweise

Agile Prinzipien stärken die Nutzerzentrierung bei der Entwicklung von KI

Die Nutzerakzeptanz ist - insbesondere in KI-Projekten - eines der wichtigsten Erfolgskriterien.

Durch agile Methoden, transparente KI unter Einhaltung aller ethischen Gesichtspunkte und die intensive Einbindung der Endnutzer in den Entwicklungsprozess (z.B. durch kontinuierliche Nutzertests), wird sichergestellt, dass die Nutzeranforderungen optimal einfließen. Zudem wird das Vertrauen des Nutzers in die KI-basierte Lösung aufgebaut. Die KI Anwendung dient dazu, dem Nutzer als Entscheidungsunterstützung bereit zu stehen. Durch die enge Zusammenarbeit wird dem Nutzer dieser Fakt und die Bedeutung dessen im Alltag bewusst gemacht. Dies schafft die Grundvoraussetzung für eine verantwortungsvolle Transformation der gesamten Organisation hin zu einer digitalen Behörde.

Auch auf technischem Level gilt es durch agile Prinzipien und Methoden die Skalierfähigkeit und Wiederverwendbarkeit der Lösung sicherzustellen. Durch die sukzessive Automatisierung der Machine Learning und Entwicklungs-Prozesse im Hintergrund (AI@Scale), können Entwicklungs- aber auch Betriebs- und Wartungsaufwände beschleunigt und erleichtert werden. Dies reduziert die Komplexität und die laufenden Kosten.

IBM steht dem BAMF als Technologiepartner mit langjähriger Verwaltungsexpertise bei der Ausgestaltung und Umsetzung ihrer Digital-Strategie zur Seite. Dies beinhaltet strategische Beratungsleistung, sowie Ende-zu-Ende Entwicklungs-Arbeit - Architektur, Prozessberatung, Agile Business Rollen (Scrum Master, Agile Coaches), Backend- und Frontendentwicklung, Testing, Data Science uvm. Dies ermöglicht dem BAMF ganzheitlich ihre Digitalisierungsstrategie effizient, nutzerzentriert und mit Weitblick umzusetzen.

Ergebnis

Informationszentrierte statt dokumentenzentrierte Sachbearbeitung mittels KI

Das BAMF ermöglicht der Sachbearbeitung Entscheidungen auf Basis einer vollständigen, akuellen und validen Informationsgrundlage zu treffen. Durch die Einführung KI-gestützter Assistenzsysteme werden Informationsquellen (zumeist Dokumente) mithilfe von Text- und Bildanalyse beispielsweise auf relevante Inhalte im Bereich Sicherheit oder Fälschungen untersucht und bereitgestellt.

Objekte und Textbausteine werden automatisiert auf den Dokumenten erkannt und herausgeschnitten. Somit können zum Einen gewisse Merkmale auf dem Dokument auf Fälschung überprüft werden. Zum Anderen kann der Text in maschinellen Text und in die deutsche Sprache auf Knopfdruck übersetzt werden. Die KI steht dem Mitarbeiter stets als Entscheidungsunterstützung zur Seite.

Die Mehrwerte der Lösung für das BAMF sind:

Reduzierte Aufwände: Geringere Prozesslaufzeiten führen intern zur Entlastung von Mitarbeitern und extern zu schnelleren Entscheidungen für Antragssteller.
Objektive Entscheidungen: Maschinelle Klassifikation von Informationen als Entscheidungsgrundlage für die Sachbearbeitung, bewertet jede Informationsbasis objektiv nach einer sich weiterentwickelnden Metrik - unabhängig vom Erfahrungsstand bzw. subjektiver Einschätzung des Sachbearbeiters.
Fundierte Entscheidungen: Die Assistenzsyteme weisen auf prospektiv relevante Informationen hin, welche Anhaltspunkt für Entscheidungen sein können. Somit können sie Informationen bereitstellen, die ggf. bisher nicht sichtbar waren oder auch als Anhaltspunkt für weitere Recherchen dienen.
Wiederwendbarkeit/Skalierfähigkeit: Durch die Automatisierung von KI- und Entwicklungsprozessen auf Basis von Hybrid-Multi-Cloud-Architekturen im Hintergrund und Herstellung eines enterprisefähigen KI-Entwicklungs- und Betriebssystems mittels AI@Scale können die Lösungen schnell auf andere Anwendungsbereiche transferiert und damit Kosten mittel- und langfristig gespart werden.
Nachvollziehbarkeit: Durch sog. "erklärbare Elemente" wird dem Nutzer genau beschrieben, warum die KI sich für die eine oder andere Antwort entschieden hat. Somit wird das Vertrauen in die Lösung und die Nutzerakzeptanz maßgeblich erhöht.

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