Durch die Einführung der eAkte konnte die Bundesagentur ihren Betrieb vereinfachen und die Effizienz verbessern. „Die IBM-Lösung verfügt über eine intuitive grafische Benutzeroberfläche, die unseren Mitarbeitern die Anwendung der neuen Arbeitsprozesse sehr erleichtert hat“, erklärt Rainer Wrobel, Projektleiter bei der Bundesagentur für Arbeit. Bereits 35.000 Berater und Sachbearbeiter nutzen die neue Lösung – mit positivem Feedback:
„Mit dem integrierten Berichtswesen der Plattform analysieren die Entscheidungsträger Kennzahlen und Berichte über die Bearbeitungsvorgänge und gewinnen dadurch tiefe Einblicke in den laufenden Betrieb. Weil Auskünfte über den Status individueller Anträge jederzeit möglich sind, lassen sich Anfragen deutlich schneller beantworten“, so Wrobel.
Mittlerweile sind alle Agenturen und Jobcenter der Bundesagentur sowie die Familienkasse bundesweit mit dem Datenmanagementsystem eAkte ausgestattet, so dass täglich um die 90.000 Benutzer das System verwenden. Die eAkte verwaltet ca. 2,4 Mrd. Dokumente im System und täglich kommen durch externe oder interne Eingänge ca. 1,1 Mio. Dokumente dazu. (Stand: 05/18)
„Bereits nach wenigen Wochen zeigten sich deutlich die Vorteile der neuen Lösung im Umgang mit großen Dokumentenmengen, die elektronisch verwaltet wurden“, berichtet Rainer Wrobel. „Dank des elektronischen Dokumentenmanagements müssen keine Akten mehr per Post versandt oder in großen Archivräumen aufbewahrt werden. So konnten wir unsere Kosten deutlich senken.
Mitarbeiter greifen extrem schnell auf benötigte Informationen zu und brauchen Dokumente nicht mehr manuell nach den relevanten Abschnitten zu durchsuchen. Das spart eine Menge Zeit und beschleunigt die Antragsbearbeitung erheblich.“
Die Mitarbeiter der Bundesagentur sind nun von zeitaufwändigen manuellen Aufgaben entlastet und können somit Kundenanliegen sehr effektiv bearbeiten.
Dr. Manfred Schnitzler, Bereichsleiter Geldleistungen der Arbeitslosenversicherung bei der Bundesagentur für Arbeit: „Zusammen mit IBM haben wir die Bundesagentur vollständig transformiert, um die Anforderungen der Bürger besser zu erfüllen und eine höhere Servicequalität zu erreichen. Gleichzeitig konnten wir viel Zeit und Geld sparen. Dank der neuen Enterprise Content Management-Lösung von IBM verfügen wir über alle erforderlichen Hilfsmittel, um auch zukünftige Herausforderungen zu meistern.“
