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Agile Transformation der Softwareentwicklung der ZfA

Mit agiler Softwareentwicklung zur komfortablen Zulagenverwaltung 4.0

Wie entwickelt man IT-Anwendungen, die Arbeitsabläufe von Behörden vereinfachen und dabei reaktionsfähig und sicher sind? IBM begleitet die Zentrale Zulagenstelle für Altersvermögen auf ihrem Weg zur smarten Verwaltung.

Mit der 2002 eingeführten Riester-Rente motiviert und unterstützt der Staat seit mehr als 16 Jahren Vorsorgesparer. Sie erhalten Zulagen und steuerliche Vorteile.

Die Zentrale Zulagenstelle für Altersvermögen, kurz ZfA, erledigt alle im Prozess der Zulagengewährung anfallenden Aufgaben. Dazu zählen insbesondere die Berechnung und Auszahlung der Zulage sowie die jährlich wiederkehrende Feststellung des Zulagenanspruchs. Die IT-Abteilung der Deutschen Rentenversicherung Bund (DRV Bund) und IBM entwickeln eine Anwendungssoftware, die alle Aufgaben der ZfA abdeckt und die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der ZfA in ihrer täglichen Arbeit unterstützt.

Der agile Software-Entwicklungsprozess liefert uns zielgerichtetere, transparentere und insgesamt zufriedenstellendere Ergebnisse.

Imke Petersen

Leiterin der Zentralen Zulagenstelle für Altersvermögen – ZfA

Die ZfA: modern, digital und zukunftsfähig

1300
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
95 %
automatische Zulagenanträge
11000
Schnittstellen

Eine zuverlässige und nutzerfreundliche IT-Anwendung für die Aufgaben der ZfA

Seit 2002 wird das Thema Riester-Rente durch die ZfA betreut. Wichtige Aufgaben der ZfA wie Berechnung, Kontrolle, Auszahlung und Rückforderung von Zulagen benötigen eine sichere, performante und nutzerfreundliche IT-Lösung. Zudem muss die Anwendungsentwicklung verlässlich sein und regelmäßig Mehrwerte für das Verfahren und seine Anwender generieren.

Der Anspruch an die Softwareentwicklung ist daher, dass sie flexibel und transparent auf die Anforderungen der ZfA reagieren kann. Das erfordert eine enge Zusammenarbeit von Fach- und IT-Abteilung, kurze Ergebnisintervalle und schnelles Kundenfeedback, um die Anwendung zu optimieren. Ein Produkt, das die komplexen Aufgaben nicht hinreichend ausführt, hätte verschiedene Konsequenzen zur Folge wie zum Beispiel möglichen Bearbeitungsstau und daraus resultierend Mehraufwände sowie verunsicherte Anwenderinnen und Anwender.

Insbesondere regelmäßige Gesetzesänderungen führten jedoch zu einer überfüllten Aufgabenliste, die von der IT-Abteilung nicht fristgemäß & effizient abgearbeitet werden konnte – ein für die öffentliche Verwaltung typisches Problem. Da die Anforderungen der ZfA mit der Softwareentwicklung nach dem Wasserfall-Modell nicht optimal umgesetzt werden konnten, wurde ein organisatorischer und kultureller Wandel nötig.

Flexible Teams für eine stabile Software

Die DRV Bund und IBM arbeiten kontinuierlich daran, dass die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen der ZfA ihre Aufgaben noch schneller und effizienter bewältigen können. Dabei setzt das Projektteam die neue IT-Anwendung mit der Methodik der agilen Softwareentwicklung um – und löst das klassische Wasserfall-Modell ab. Innerhalb weniger Jahre wurden die drei ursprünglich methodenorientierten  Entwicklungsteams auf 12 crossfunktionale Scrum-Teams transformiert. Diese entwickeln in kurzen regelmäßigen Zeitabschnitten („Sprints“) releasefähige Verbesserungen für die betreuten Fachverfahren.

Sämtliche Entwicklungsarbeiten orientieren sich an einem zentralen Aufgabenpool („Backlog“), der die aktuell wichtigsten Anforderungen enthält. Durch den Einsatz von u.a. Design Thinking kann das Team gezielt Lösungen konzipieren, die aus Anwendersicht sinnvoll sind und den größten Nutzen bringen.

Wichtig in der Zusammenarbeit waren DRV Bund und IBM von Anfang an ein gemeinsames Ziel, auf welchem Weg erfolgreiche Produktentwicklung gelingen kann. Die vier Leitsätze des Agilen Manifests sind für das Projektteam wichtige Säulen der täglichen Arbeit: Individuen und Interaktionen, Funktionierende Software, Zusammenarbeit mit dem Kunden, Reagieren auf Veränderung.

Der Fachbereich arbeitet dabei sehr eng mit den Scrum-Teams zusammen. Durch Rituale wie „Daily Stand Ups“ oder „Refinements“ ist der Informationsaustausch sehr strukturiert und transparent. Team- und Qualitätskennzahlen geben einen verlässlichen Einblick in die Performance und Wirtschaftlichkeit der agilen Organisation. Sie sind die Basis für strategische Entscheidungen.

Die DRV Bund und IBM haben damit erfolgreich die agile Transformation bei der Softwareentwicklung für die ZfA eingeführt.

Lauffähige Software und flexibles Reagieren auf Kundenanforderungen – in jedem Sprint.

Die ZfA kann durch die Einführung der Agilität besser auf Gesetzesänderungen und andere externe sowie interne Einflüsse reagieren. Durch regelmäßiges Priorisieren fokussiert sich die Organisation in der Umsetzung auf das Wesentliche.

Entgegen dem alten Wasserfall-Ansatz arbeiten die Teams heute nicht mehr linear hintereinander, sondern interdisziplinär und crossfunktional zusammen. Vertreter der Fachabteilung, Analysten, Architekten sowie Entwickler und Tester entwickeln gemeinsam die Komponenten mit dem jeweils aktuell höchsten Mehrwert. Feedback erfolgt dank des agilen, iterativen Prozesses nun zeitnah und neu hinzukommende Produktanforderungen können priorisiert werden. Der kontinuierliche Verbesserungsprozess trägt somit zu verbesserter Nutzerinteraktion sowie höherer Zufriedenheit der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bei.

Zudem wurde der Grad der automatischen Zulagenverarbeitung in dieser Zeit auf 95% erhöht.

Durch die agile Transformation ist die ZfA heute schon eine der modernsten und effizientesten Behörden in Deutschland.

Sind Sie bereit für den Wandel?

Ihr Ansprechpartner bei IBM

Wie bewältigen Behörden die Heraus-forderungen der digitalen Transformation am besten? Von der agilen Einführung eines neuen Fachverfahrens, über das Hosting sensitiver Informationen bis hin zur Analyse ihrer Datenschätze - wir helfen Ihnen diese Aufgaben strategisch zu lösen.

Portrait von Manfred Baer

Kontakt

IBM Deutschland GmbH
Leiter Beratung Public DACH
Manfred Baer
manfred.baer@de.ibm.com