Agiles Prozess-Design und Change Management für die Zukunft der öffentlichen Verwaltung

Mit der Prozess-Garage befähigt IBM iX Ihre Verwaltungsorganisation, wichtige und komplexe Prozesse zu optimieren, zu automatisieren und zu digitalisieren. Wir setzen dabei auf Lernen durch Handeln – dank der eingesetzten Design-Thinking-Methoden erlernen die Projektmitarbeitenden, menschenzentrierte Lösungswege zu finden und umzusetzen.

Gestartet wird mit einem kleinen, interdisziplinären Team und einem verbesserungswürdigen Prozess. Das sorgt für einen einfachen Einstieg und schnell umsetzbare Ergebnisse – mit garantierter Detailtiefe und hoher Akzeptanz.

Im Unterschied zur klassischen Prozessoptimierung verbringen wir keine Zeit mit langen schriftlichen Analysen und entwerfen die Prozesse nicht auf dem Reißbrett. Stattdessen werden Ihre Mitarbeitende sofort aktiv und gestalten die Änderung selbst.

Schaffen Sie die Basis für effiziente, verbesserte und bürgernahe Services, indem Sie:

• Organisations- und Geschäftsprozesse prüfen und verschlanken
• eine Basis für Digitalisierung und Automatisierung schaffen
• Fallzahlen und Fehleranfälligkeiten reduzieren
• den Kundenservice optimieren
• Wartezeiten reduzieren
• einen Fokus auf Nachhaltigkeit und Kostenreduktion setzen
• die Onboarding-Prozesse optimieren
• die Stabilität von Prozessen und der Qualitätssicherung erhöhen
• Bereichsübergreifende Arbeitsabläufe koordinieren
• Amtsübergreifende Kommunikation und Zusammenarbeit ermöglichen
• Sicherheitskonzepte gestalten
• komplexe und heterogene IT-Infrastrukturen vereinfachen

1. Verwaltungsabläufe gestalten mit Prozessdesign

Im Prozessdesign erarbeiten wir iterativ und gemeinsam mit Ihnen menschenzentrierte und messbar optimierte Prozesse. In der Folge haben diese weniger Reibungsverluste, geringere Wartezeiten, kosten weniger und bieten einen verbesserten bürgernahen Service. Organisationsintern reduziert es Stress und motiviert die Mitarbeitenden – ein wichtiger Aspekt, um als Arbeitgeber attraktiv zu bleiben.

2. Wandel bewirken mit Change-Kommunikation

Digitale Prozessüberarbeitungen ändern immer Rollen und Zuständigkeiten. Die Akzeptanz des organisationalen Wandels ist deswegen ein entscheidender Erfolgsfaktor für Ihr Veränderungsprojekt. Wenn der Wandel von den Beschäftigten mitgestaltet und gelebt wird, entsteht eine verschlankte Ablauforganisation, die nachhaltig funktioniert.

Daher binden wir nicht nur die Mitarbeitenden bei der Entwicklung von Lösungen mit ein, sondern begleiten die Transformation durch eine passende Kommunikation für die ganze Organisation.