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Agiles Prozess-Design und Change Management für die Zukunft der öffentlichen Verwaltung

Ein Kickstart für Ihre Prozessdigitalisierung: die Prozess-Garage

Mit der Prozess-Garage befähigt IBM iX Ihre Verwaltungsorganisation, wichtige und komplexe Prozesse zu optimieren, zu automatisieren und zu digitalisieren. Wir setzen dabei auf Lernen durch Handeln – dank der eingesetzten Design-Thinking-Methoden erlernen die Projektmitarbeitenden, menschenzentrierte Lösungswege zu finden und umzusetzen.

Gestartet wird mit einem kleinen, interdisziplinären Team und einem verbesserungswürdigen Prozess. Das sorgt für einen einfachen Einstieg und schnell umsetzbare Ergebnisse – mit garantierter Detailtiefe und hoher Akzeptanz.

Im Unterschied zur klassischen Prozessoptimierung verbringen wir keine Zeit mit langen schriftlichen Analysen und entwerfen die Prozesse nicht auf dem Reißbrett. Stattdessen werden Ihre Mitarbeitende sofort aktiv und gestalten die Änderung selbst.

Einfach machen

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Das können Sie mit der Prozess-Garage angehen

Schaffen Sie die Basis für effiziente, verbesserte und bürgernahe Services, indem Sie:

  • Organisations- und Geschäftsprozesse prüfen und verschlanken
  • eine Basis für Digitalisierung und Automatisierung schaffen
  • Fallzahlen und Fehleranfälligkeiten reduzieren
  • den Kundenservice optimieren
  • Wartezeiten reduzieren
  • einen Fokus auf Nachhaltigkeit und Kostenreduktion setzen
  • die Onboarding-Prozesse optimieren
  • die Stabilität von Prozessen und der Qualitätssicherung erhöhen
  • Bereichsübergreifende Arbeitsabläufe koordinieren
  • Amtsübergreifende Kommunikation und Zusammenarbeit ermöglichen
  • Sicherheitskonzepte gestalten
  • komplexe und heterogene IT-Infrastrukturen vereinfachen

Mehr erfahren

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Komplexe Verwaltungsprozesse in nachhaltige und menschenzentrierte Services verwandeln

1. Verwaltungsabläufe gestalten mit Prozessdesign

Im Prozessdesign erarbeiten wir iterativ und gemeinsam mit Ihnen menschenzentrierte und messbar optimierte Prozesse. In der Folge haben diese weniger Reibungsverluste, geringere Wartezeiten, kosten weniger und bieten einen verbesserten bürgernahen Service. Organisationsintern reduziert es Stress und motiviert die Mitarbeitenden – ein wichtiger Aspekt, um als Arbeitgeber attraktiv zu bleiben.

 

2. Wandel bewirken mit Change-Kommunikation

Digitale Prozessüberarbeitungen ändern immer Rollen und Zuständigkeiten. Die Akzeptanz des organisationalen Wandels ist deswegen ein entscheidender Erfolgsfaktor für Ihr Veränderungsprojekt. Wenn der Wandel von den Beschäftigten mitgestaltet und gelebt wird, entsteht eine verschlankte Ablauforganisation, die nachhaltig funktioniert.

Daher binden wir nicht nur die Mitarbeitenden bei der Entwicklung von Lösungen mit ein, sondern begleiten die Transformation durch eine passende Kommunikation für die ganze Organisation.

Wir alle können die Fähigkeit erwerben, auch sehr komplexe Prozesse sich ändernden Anforderungen anzupassen. Dieser Wandel ist nicht so schwierig zu bewerkstelligen, wenn wir Schritt für Schritt vorgehen und einfach mal beginnen. Aus dieser Anpassungsfähigkeit entsteht echte Zufriedenheit für Mitarbeitende wie Bürger*innen.

Dominik Multhaupt

Executive Director Public IBM iX

Interdisziplinäre Teams modernisieren Prozesse und erlernen dabei agile Methoden und Tools

In der Organisation werden bei der Prozessoptimierung Schritt für Schritt agile Arbeitsweisen erlernt und übernommen. Das etablierte Mindset hilft schneller und flexibler auf kommende Aufgaben zu reagieren.

Für Ihr interdisziplinäres Kern-Team aus Fachanwender*innen und Digitalisierungs-Expert*innen ist kein Vorwissen nötig. Wir als Agentur steuern die methodische Expertise und Begleitung zum Aufbruch bei, damit Sie analytisch, kreativ und innovativ werden:

  • Agiles Coaching
  • Design-Thinking-Methodologie
  • Prozess-Wissen
  • User Experience Design (UX Design)
  • BPMN-Notation
  • IT-Architektur
  • Change Kommunikation

Die Prozess-Garage bringt Tempo und Qualität in den Wandel

Unser Ansatz der agilen Prozessoptimierung erzielt in relativ kurzer Zeit sehr hochwertige Ergebnisse und sorgt für eine hohe Akzeptanz in der gesamten Organisation.

  • Alle Perspektiven werden von Beginn inkludiert und fördern Qualität und Akzeptanz.
  • Die aufgeräumte Prozess-Basis erlaubt schnelle und flexible Reaktionen auf Anforderungsänderungen.
  • Design-Thinking sorgt für proaktive und motivierte Verwaltungsangestellte.
  • Erste, einfach zu implementierende Optimierungen können früh ausgerollt werden.
  • Optimierte Prozesse verschaffen Mitarbeitenden wertvolle Zeit für andere wichtige Aufgaben.
  • Die Veränderungen werden als Verbesserungen angenommen und können sich rasch verankern.

Geprüfte Optimierungen gehen stufenweise in den laufenden Betrieb über

Die Prozess-Garage sieht acht aufeinanderfolgende Phasen vor. Dank diesem Rahmen werden die Verbesserungen stufenweise erarbeitet und kontrolliert im laufenden Betrieb ausgerollt. Jede Phase beginnt mit einem Workshop.

  1. Team-Auftakt und Projekt-Vision        
  2. Einführung in Agile Methoden
  3. Erhebung des Ist-Prozesses
  4. Erarbeitung des Soll-Prozesses
  5. Prototypisieren und Testen des Prozesses
  6. Testen und ggf. Verbesserung des Prototypen
  7. Retrospektive des Verfahrens
  8. Re-Organisation und stufenweises Ausrollen des Prozesse

Kontakt

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Sind Sie bereit für den Wandel?

Ihr Ansprechpartner bei IBM iX

Dominik Multhaupt ist seit 2016 Digitalstratege bei IBM iX und verantwortet Digitalisierungsprojekte für den öffentlichen Sektor. Dabei geht es nicht nur um reine Service- und Prozessdigitalisierung, sondern um die ganzheitliche Transformation und Ende-zu-Ende-Unterstützung für seine Kundinnen und Kunden. Immer mit dem Mensch im Mittelpunkt.

Kontakt

Dominik Multhaupt
Executive Director Public
IBM iX Berlin GmbH
0174 99 66 817
dominik.multhaupt@ibmix.de