Generative KI für die Kostenbeitragsberechnung in der Jugendhilfe

Eine gezeichnete Hand hält verschiedene Elemente hoch: Dokumente, Medien, Grafiken, eine Suchlupe.

KI schafft Entlastung im Landratsamt Augsburg

Das Landratsamt Augsburg hat gemeinsam mit IBM das Pilotprojekt „JuKI“ entwickelt. JuKI eine webbasierte, KI-gestützte Lösung, die die Arbeitsprozesse in der wirtschaftlichen Jugendhilfe gezielt unterstützt. Die Bearbeitung von Anträgen zur Kostenbeitragsberechnung ist oftmals komplex, zeitintensiv und mit einem hohen Erwartungsdruck verbunden, da Bürgerinnen und Bürger sich eine zügige Bearbeitung und zugleich rechtssichere Ergebnisse wünschen.

Entscheidungshilfe per Knopfdruck – nachvollziehbar und effizient

Ausgangslage

Die Prozesse zur Kostenbeitragsberechnung in der wirtschaftlichen Jugendhilfe des Landkreises Augsburg gestalteten sich bislang aufwendig und ressourcenintensiv. Der zunehmende Fachkräftemangel und lange Einarbeitungszeiten für neue Mitarbeitende verschärften die Situation zusätzlich. Ein Großteil der Arbeitszeit floss in die manuelle Recherche und Sichtung relevanter Unterlagen. Eine intelligente Lösung, die entlastet und den Alltag erleichtert, aber die fachliche Entscheidungskompetenz nicht ersetzt, war notwendig.

Lösungsansatz

Um diese Herausforderungen zu bewältigen, wurde in Zusammenarbeit mit IBM sowie den Fachbereichen Digitalisierung und wirtschaftliche Jugendhilfe das Projekt „JuKI“ initiiert. Die Lösung basiert auf der IBM-Technologieplattform watsonx und bietet eine intuitive, chatbotgestützte Benutzeroberfläche. JuKI unterstützt Mitarbeitende in der Bearbeitung der Anträge, indem es einzureichende und entscheidungsrelevante Dokumente automatisch identifiziert, analysiert und Informationen daraus strukturiert bereitstellt. Zudem werden durch JuKI Anträge im System zur Beschlussbearbeitung vorsortiert. Bearbeitungs- und Genehmigungsprozesse werden dadurch deutlich beschleunigt.

Erste Erfolge

Die Einführung von JuKI zeigt bereits spürbare Wirkung: Komplexe Anträge können nun effizient vorsortiert werden, was den Sachbearbeitenden eine deutlich schnellere Entscheidungsfindung und Beschlussfähigkeit ermöglicht. Der Zeitaufwand für das Sammeln und Prüfen von Unterlagen konnte von mehreren Tagen auf wenige Stunden oder sogar Minuten reduziert werden. Dies schafft nicht nur Kapazitäten für den direkten Austausch mit Bürgerinnen und Bürgern, sondern erleichtert auch neuen Mitarbeitenden den Einstieg – ein entscheidender Vorteil angesichts des angespannten Arbeitsmarkts. Die abschließende Entscheidung bleibt dabei stets in der Hand der Sachbearbeitenden. Bayerns Digitalminister Dr. Fabian Mehring würdigte das Projekt als wegweisend für die digitale Zukunft öffentlicher Services und als Vorbild für ganz Bayern.