Human Friendly Automation

Human Friendly Automation:
Automatisierung sozial und vorausschauend gestalten

Die Bearbeitung von Bürgeranliegen kann durch intelligente Automatisierung erheblich beschleunigt werden. Sachbearbeitende werden entlastet, indem sie Arbeitsschritte an den Roboter übertragen. So weit, so gut. Aber was machen eigentlich Mitarbeiter in der frei werdenden Arbeitszeit? Welche Perspektiven bietet ihnen ihr Arbeitgeber? Wird es zu Versetzungen kommen? Werden neue Fähigkeiten benötigt? Und was ist, wenn beliebte Arbeitsschritte automatisiert werden?

So funktioniert unser HFA-Rahmenwerk

Wir betrachten Mitarbeitende als aktiv Mitgestaltende von Automatisierungsprojekten. Einerseits erarbeiten wir gemeinsam mit ihnen das Zielbild der Automatisierung. Zugleich eröffnen wir ihnen Perspektiven, indem wir uns auf Team- oder Bereichsebene und auf der Ebene der Gesamtorganisation das zukünftige Zusammenarbeitsmodell strategisch vergegenwärtigen.

Das HFA-Rahmenwerk macht es möglich, Personal- und Fähigkeitsbedarfe sowie die erforderlichen Veränderungen in der Auf- und Ablauforganisation frühzeitig zu identifzieren. So lassen sich Interessen und Kompetenzen der Mitarbeitenden berücksichtigen und mit den strategischen Anforderungen der Gesamtorganisation in Einklang bringen. Und das bereits zu einem Zeitpunkt, in dem die Betroffenen noch die Chance haben, sich persönlich auf die kommenden Veränderungen einzustellen – bevor “Kollege Roboter” tätig wird.

Unser Ansatz sieht zudem die Erarbeitung einer Selbstverpflichtung (bspw. Charta, Manifest) für die jeweilige Organisation vor. Durch verbindliche Werte und Prinzipien sowie ein auf Nachhaltigkeit angelegtes Vorgehensmodell können Sorgen und Vorbehalte der Mitarbeitenden und des Personalrats aufgegriffen und bewältigt werden. Da der öffentliche Sektor zudem unter besonderer Beobachtung von Politik, Medien und Gesellschaft steht, helfen wir, soziale Verantwortung im Automatisierungsprozess nicht nur umzusetzen, sondern belegbar zu machen.

Schritt 1: Werte- und Prinzipienprozess

Gemeinsam mit der Leitungsebene, Führungskräften und Mitarbeitenden erarbeiten wir eine Human Friendly Automation-Charta und begleiten bei deren Verankerung in der Kultur der Organisation.

Entwicklung einer verbindenden Narration und Selbstverpflichtung
Initiierung im Top-Management
Mitgestaltung und Erkundung unter Einbindung von Führungskräften, Personalrat und Belegschaft
Identifikation von Anknüpfungspunkten in der bestehenden Kultur

Schritt 2: Analyse und Veränderungsmanagement

Wir analysieren die Auswirkungen konkreter Automatisierungstechnologien auf die betroffenen Mitarbeitenden. Dabei betrachten wir nicht nur die freiwerdende Zeit, sondern auch die Identifikation der Betroffenen mit ihrer Tätigkeit sowie ihre Kompetenzen. Mit diesen Erkenntnissen gestalten wir ein zukunftsfähiges Zusammenarbeitsmodell zwischen Mensch und Maschine, das Betroffenen eine Perspektive bietet und sie motiviert. Mit begleitenden Erkundungs- und Kommunikationsformaten bestärken wir die Belegschaft in ihrer persönlichen Veränderung über das gesamte Automatisierungsvorhaben hinweg.

Analyse zu Auswirkungen konkreter Automatisierungstechnologien (Zeit, Identifikation, Automatisierungsgrad)
Identifikation bestehender und künftiger Kompetenzprofile (Stärken & Interessen) bei betroffenen Mitarbeitenden
Konzeption der Veränderungsmaßnahmen-Roadmap unter Einbindung betroffener Mitarbeitender und Führungskräfte
Konzeption und Umsetzung von neuen Kommunikationsformaten zur Auseinandersetzung mit und Begleitung der Veränderung
Kontinuierliche Fortschrittsmessung der Veränderung

Schritt 3: Strategische Personalentwicklung

Auf strategischer Ebene erarbeiten wir sinnvolle Einsatzmöglichkeiten von Automatisierung. Davon leiten wir die Auf- und Ablauforganisation der Zukunft ab. Dadurch können Personalbedarfe und benötigte Fähigkeiten identifiziert werden: Mitarbeitende, die von der Automatisierung betroffen sind, können gezielt und frühzeitig entlang ihrer Kompetenzen auf neue Aufgaben vorbereitet werden.

Gestaltung einer zukunftsfähigen und flexiblen Auf- und Ablauforganisation bei zunehmender Automatisierung
Erarbeitung des Zusammenarbeitsmodells der automatisierenden Organisation
Identifikation von Ressourcen- und Reorganisationsbedarfen
Entwicklung und Umsetzung der Weiterbildungsmaßnahmen
Implementierung neuer Rollen und Prozesse in der Linientätigkeit

„Der Einsatz von Robotern darf nicht zu Lasten von Mitarbeitern gehen. Unsere Aufgabe ist es, bei Automatisierungsprojekten unserer Kunden die soziale Verantwortung von Anfang bis Ende sicherzustellen und somit Nachhaltigkeit belegbar zu machen.“

Dr. Lars Schatilow, Leiter Digital Change & Transformation, IBM

Automatisierung sozialverantwortlich gestalten

Der diesjährige HFA-Day am 01. Oktober 2024 ist das Event für Entscheider, die Künstliche Intelligenz nicht nur als Technologiethema betrachten, sondern nachhaltig und im Sinne der Mitarbeitenden in ihre Organisation implementieren möchten. Wir freuen uns darauf, mit faszinierenden Gäste aus Wirtschaft, Politik, Wissenschaft und Medien die Frage zu erörtern: Wie können Automatisierungsprojekte in der öffentlichen Verwaltung fair gestaltet werden?

Möchten Sie mehr erfahren?

Lassen Sie uns gemeinsam die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung vorantreiben. Wir unterstützen Sie bei der Transformation Ihrer Organisation.

Dr. Lars Schatilow

Leiter Digital Change & Transformation IBM D-A-CH, IBM Deutschland

lars.schatilow@ibm.com

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