In vielen Behörden ist das Gefühl allgegenwärtig: Die Herausforderungen wachsen – der Handlungsspielraum nicht. Zwischen Fachkräftemangel, demografischem Wandel und steigendem Erwartungsdruck von Bürger*innen und Politik fehlt es oft an einem konkreten Hebel, um Veränderung im laufenden Betrieb wirksam umzusetzen. Genau hier setzt IBM iX mit einem erprobten, flexiblen und vor allem skalierbaren Vorgehensmodell an: der Prozess-Garage.

Was ist die Prozess-Garage?

Die Prozess-Garage ist mehr als ein Workshop-Format – sie ist ein strategisch fundiertes Transformationsvehikel. Sie setzt dort an, wo Veränderung in der öffentlichen Verwaltung wirklich greift: an den Geschäftsprozessen.

Denn Verwaltung ist kein Selbstzweck, sondern dient einem gesetzlich vorgeschriebenes Leistungs- und Serviceportfolio. Genau dieses spiegelt sich in Prozessen wider und genau hier fängt wirksame Veränderung an. Wer Prozesse versteht, gestaltet oder sogar neu denkt, arbeitet direkt am Herzen der Organisation – und legt den Grundstein für sinnvolle Digitalisierung, Transformation, Automatisierung und den Einsatz von Künstlicher Intelligenz.

Der strategische Antritt: Ohne Kompass keine Garage

Bevor die Prozess-Garage losrollt, braucht es eines: Klarheit. Nicht jeder Prozess eignet sich gleich gut für eine Neugestaltung – und nicht jeder zahlt auf die strategischen Ziele der Organisation ein. Deshalb steht am Anfang immer die Prozesserfassung und -auswahl. Wo liegen echte Hebel? Welche Prozesse bringen Entlastung, wenn wir sie neu denken? Gemeinsam wird ein Prozess-Backlog befüllt und priorisiert, das die kontinuierliche Arbeit an Digitalisierung und Transformationsprojekten sicherstellt.

Die Garage als Werkstatt der Verwaltung

In der Prozess-Garage selbst denken wir Prozesse disruptiv neu. Wir entwickeln mit einem interdisziplinären Team konkrete Lösungen – und zwar entlang von fünf Hebeln:

• Prozess-Redesign: Radikal nutzerzentriert und leistungsorientiert.
• Datennutzung: Prozesse als strukturierter Einstieg in Datenverfügbarkeit und -qualität.
• Automatisierungspotenziale: Wo kann KI entlasten? Wo lässt sich Arbeit smart verteilen?
• IT-Landschaft: Evaluation der bestehenden Systemlandschaft, Integration in vorhandene IT-Strukturen sowie gezielter Ausbau und technologische Weiterentwicklung.
• Transformationspfade: Die Garage ist nicht das Ziel – sondern der Startpunkt für die Umsetzung.

Ergebnis: Digitalisierte und neu gestaltete Prozesse, da wo es strategisch am wirksamsten ist.

Team-Setup: Realistisch statt idealisiert

Klar: Im Idealfall schließt sich ein hochmotiviertes Team für zwei Monate in die Garage ein und entwickelt fokussiert neue Lösungen. Oder wie wäre es direkt mit neuen Mitarbeitenden und einer Stabstelle Prozessdigitalisierung?

Doch wir wissen aus Erfahrung – das ist selten realistisch. Deshalb arbeiten wir mit flexiblen Modellen, die zu Ihrer Behörde passen. Was eine Prozess-Garage braucht sind folgende Rollen:

• Senior Prozessberater:in
• IT-Architekt:in & Digitalisierungsberater*in
• Data Analyst
• Change-Management Spezialist*in
• Product Owner
• Fachliche Expert*innen

Wie diese besetzt werden? Das ist flexibel. Wir finden das richtige Team-Setup, dass sich sich flexibel auf Ihre Ausgangssituation anpassen lassen. Mögliche Szenarien:

Eine externe Taskforce von IBM iX übernimmt die Durchführung der Prozess-Garagen. Die Behörde bringt nur minimale eigene Ressourcen ein – ideal bei knappen Kapazitäten, aber großem Veränderungsdruck.

Interne Umsetzungsteam der Behörde arbeiten weitgehend autark in den Garagen – und holen sich punktuell und bedarfsgerechter Unterstützung auf einem Expertenpool von IBM-Mitarbeiter*innen.

Beide Modelle lassen sich skalieren, kombinieren und exakt auf die Ressourcenlage, das Zielbild und den Reifegrad Ihrer Organisation zuschneiden.

Skalierbar, adaptiv, wirksam

Das Beste: Die Prozess-Garage ist nicht nur flexibel, sondern auch skalierbar. Je nach Reifegrad, Ressourcen und Veränderungsdruck können mehrere Garagen gleichzeitig starten – in unterschiedlichem Tempo, mit individuellem Team-Setup, aber einem klaren gemeinsamen Ziel: Verwaltung nachhaltig wirksamer zu machen.