Prozessoptimierung am Robert Koch-Institut

Ausgangslage

Der zunehmende Bedarf an leistungsfähigen, skalierbaren Strukturen stellte die Organisation vor Herausforderungen: Prozesse waren vielfach historisch gewachsen, intransparent oder ressourcenintensiv. Ein systematischer Ansatz war gefragt, um Transparenz zu schaffen, Komplexität zu reduzieren und Handlungsspielräume zu erweitern.  

Lösungsansatz  

In Zusammenarbeit mit IBM iX und unter Einsatz des IBM Prozess-Garage-Frameworks wurden zunächst die bestehenden Leistungen der Abteilung in einer transparenten Prozesslandkarte strukturiert. Dabei wurde besonderer Wert auf die Einbindung aller relevanten Ansprechpersonen und ein abgestimmtes Stakeholdermanagement gelegt. Über Workshops mit allen Fachgebieten entstand ein gemeinsames Verständnis, das als Grundlage für gezielte Verbesserungen diente. Parallel dazu wurden zwei Pilotprozesse detailliert analysiert und modelliert. Mithilfe von BPMN und iterativen Nutzertests entstanden optimierte Zielprozesse mit hoher Akzeptanz. 

Ein zentrales Element des Projekts war die Befähigung der Mitarbeitenden: Ein maßgeschneidertes Methoden-Playbook bündelt bewährte Vorgehensweisen für künftige Optimierungen und wurde bereits praxisnah erprobt.  

Effekt

Die erarbeitete Prozesslandkarte bildet die Grundlage für eine frühzeitige Identifikation von Handlungsfeldern. Die optimierten Prozesse für Beschaffung und Bereitstellung sind abgestimmt, dokumentiert und werden derzeit umgesetzt. Das Playbook befähigt das interne Prozessmanagement zur eigenständigen Weiterentwicklung – ein entscheidender Schritt in Richtung nachhaltiger Organisationsentwicklung.  

Das Projekt am RKI zeigt, wie Prozessdenken und methodisches Vorgehen zu spürbarer Entlastung und Transparenz führen, ohne zusätzliche Technik einzuführen oder externe Abhängigkeiten zu schaffen. Die Kombination aus strukturierter Analyse, enger Einbindung der Fachbereiche und gezieltem Enabling ist übertragbar: ob auf Landes- oder Bundesebene.