Wie Low-Code und KI die Verwaltung verändern
Quelle: pexels.com / Daniil Komov
Low-Code-Plattformen gelten als Beschleuniger der Verwaltungsdigitalisierung. Visuelle Modellierung, vorgefertigte Komponenten und wiederverwendbare Prozessbausteine verkürzen den Entwicklungsaufwand, weil Anwendungen nicht vollständig individuell zu programmieren sind. Formulare, Datenobjekte, Rollen, Geschäftsregeln und Workflows werden aus standardisierten Komponenten zusammengesetzt und nur bei Bedarf durch Code erweitert. Fachbereiche und IT können Prototypen dadurch viel früher gemeinsam testen, Anforderungen iterativ umsetzen und so digitale Verwaltungsleistungen schneller bereitstellen und anpassen.
Der strategische Wert entsteht jedoch nicht allein durch die visuell gesteuerte Entwicklung. Entscheidend ist das Zusammenspiel aus modellierten Prozessen, wiederverwendbaren Bausteinen, Schnittstellen, Datenzugriff und verbindlichen Governance-Leitplanken. Im Zusammenspiel dieser Elemente liefert Low-Code eine steuerbare Prozess- und Integrationsschicht. Die nächste Stufe steht bereits an: die deutliche Ausweitung und intelligente Einbettung von KI-Services machen Low-Code zu einem effektiven Tool der Verwaltungsdigitalisierung, das Prozesse mitdenken lässt.
Seit 2024: Von KI-Bausteinen zu agentischen Funktionen
KI hielt schrittweise Einzug in Low-Code-Plattformen: zunächst über externe Analyse- und Machine-Learning-Dienste, später über integrierte Bausteine für Klassifikation, Prognosen und Dokumentenverarbeitung. Seit 2023 unterstützen generative KI und Copilots auch die Entwicklung; seit 2024 kommen verstärkt agentische Funktionen hinzu, die mehrstufige Aufgaben planen und Prozessaktionen orchestrieren.
Ein konkretes Beispiel: die Gewerbeanmeldung
Im operativen Betrieb führen Low-Code-Plattformen den modellierten Workflow aus, steuern Aufgaben, Rollen, Fristen und Freigaben, binden bestehende Fachverfahren und Datenquellen an und protokollieren den Prozessverlauf. KI-Services werden innerhalb dieser laufenden Prozesssteuerung gezielt an den Stellen aufgerufen, an denen unstrukturierte Informationen verarbeitet oder Mitarbeitende unterstützt werden sollen.
Ein exemplarischer Verwaltungsablauf ist der Gewerbeprozess, er dient uns zur Veranschaulichung. Schauen wir uns die Aufgabe der Low-Code-Plattform und den KI-Beitrag genauer an:
Aufgabe der Lowcode-Plattform:
- Führt durch die Auswahl zwischen
An-, Um- oder Abmeldung eines Gewerbes und startet den passenden Prozess - Erfasst Angaben zu Gewerbetreibenden, Betriebsstätte, Rechtsform, Beginn der Tätigkeit sowie Haupt- und Nebenerwerb
- Blendet abhängig von Rechtsform und Vorgang nur relevante Felder ein.
Beitrag der KI:
- Kann bei Bedarf Dokumentart erkennen und klassifizieren
- Kann optional bei der Zuordnung einer frei formulierten Anfrage zum richtigen Vorgang unterstützen
Aufgabe der Lowcode-Plattform:
- Führt deterministische Regeln aus und prüft den Antrag auf Vollständigkeit
Beitrag der KI:
- Kann Daten aus hochgeladenen Dokumenten wie Registerauszügen oder Ausweisdokumenten übernehmen und zur Bestätigung vorlegen
- Kann unklare oder zu allgemeine Tätigkeitsbeschreibungen erkennen, Strukturierungsvorschläge machen und passende Wirtschaftszweige vorschlagen
Aufgabe der Lowcode-Plattform:
- Weist Aufgaben zu und stellt den Bearbeitungsdialog bereit
- Ermittelt anhand der Tätigkeit, ob zusätzliche Qualifikationsnachweise, Erlaubnisse oder weitere Unterlagen erforderlich sind; steuert eventuelle Nachforderungen oder Teilprozesse
Beitrag der KI:
- Kann Auffälligkeiten und Widersprüche markieren
- Kann Dokumentarten klassifizieren und Hinweise auf mögliche erlaubnispflichtige oder überwachungsbedürftige Tätigkeiten markieren; die rechtliche Bewertung bleibt beim zuständigen Fachpersonal
Aufgabe der Lowcode-Plattform:
- Stellt den Sachbearbeitenden Hinweise und Informationen vor, diese prüfen, klären Ausnahmen und treffen die rechtlich relevante Entscheidung; die Plattform kann z. B. Vier-Augen-Freigaben erzwingen
Beitrag der KI:
- Kann Informationen zusammenfassen und die Entscheidung vorbereiten
Aufgabe der Lowcode-Plattform:
- Befüllt die Vorlage und löst Übergaben aus, gibt Bescheid, Status und notwendige Daten an eAkte, Register oder Fachverfahren weiter
- Ermittelt die zuständige Gewerbebehörde über die Betriebsstätte, berechnet die Gebühr und bindet ggfs. einen Bezahldienst ein
Beitrag der KI:
- Kann Formulierungsvorschlag erzeugen
- Kann bei Bedarf einen Entwurf für individuelle Hinweise oder Rückfragen erzeugen; die Freigabe erfolgt durch die zuständige Stelle.
Aufgabe der Lowcode-Plattform:
- Überwacht Status, Fristen und Fehler
- Wertet Durchlaufzeiten, Rückfragen, Abbrüche und Fehler auf Prozessebene aus; Modell- oder Regeländerungen durchlaufen definierte Freigabe- und Testwege
Beitrag der KI:
- Kann Muster oder Abweichungen erkennen und einordnen
Die Plattform „entscheidet“ selbstverständlich nicht, welcher Fall genehmigt wird. Sie führt hinterlegte Prozess- und Geschäftsregeln aus, ruft KI-Services an definierten Stellen auf und steuert den Workflow. KI-Ergebnisse werden mit Quelle und Konfidenz im jeweiligen Bearbeitungsdialog angezeigt. Klar ist: Entscheidungen verbleiben immer bei den Sachbearbeitenden, sie werden auch bei fehlenden Nachweisen, unklarer Zuständigkeit, widersprüchlichen Angaben, Ausnahmen von Standardregeln oder bei einem Ergebnis mit unmittelbarer Rechtswirkung hinzugezogen.
Wie KI-Funktionen in Low-Code-Workflows integriert werden
Technisch gibt es mehrere Wege, KI-Funktionen zu integrieren. Welche Wege benutzt werden, hängt von der jeweiligen Plattform und ihren Möglichkeiten ab:
- Vorgefertigte KI-Services der Plattform selbst, etwa für Dokumentenverarbeitung, Klassifikation oder generative Assistenz
- Konnektoren und APIs zu internen oder externen KI-Services
- Ereignisgesteuerte Aufrufe innerhalb eines Workflows, zum Beispiel nach Upload eines Dokuments oder vor einer Freigabe
- Individuell programmierte Pro-Code-Erweiterungen, die gebraucht werden, wenn standardisierte Komponenten nicht ausreichen und spezialisierte KI-Modelle bei erhöhten Sicherheitsanforderungen oder komplexe Fachlogik notwendig sind
Der Vorteil der Einbettung liegt im kontrollierten Kontext: Eingaben, zulässige Datenquellen, Nutzerrollen, Ergebnisdarstellung, menschliche Prüfung, Protokollierung und Folgeaktionen werden als Teil des Verwaltungsprozesses gestaltet. Dadurch erscheint eine Zusammenfassung direkt in der Aktenansicht, kann ein Dokumentenhinweis eine Rückfrage auslösen oder ein Textentwurf erst nach fachlicher Freigabe in den Bescheid übernommen werden.
Von einem Assistenten zur Orchestrierung mehrerer KI-Services
Perspektivisch können in einem belastbaren Verwaltungsprozess mehrere spezialisierte KI-Services zusammenspielen. Jeder Service braucht einen klaren Auftrag, begrenzte Berechtigungen und definierte Übergabepunkte. Die Workflow-Schicht kann dafür bereitstellen:
- einen visuellen Ablauf mit Triggern, Regeln, Wartezuständen und Eskalationen
- Rollen und Berechtigungen für Menschen und technische Identitäten
- Versionierung und Freigaben für Änderungen an Apps, Regeln, Prompts und Integrationen
- Protokollierung von Eingaben, Ergebnissen, Überschreibungen und Entscheidungen
- Monitoring für Qualität, Fehler, Kosten und fachliche Wirkung
Diese Steuerungsfunktionalität ist nicht automatisch in jeder Low-Code-Plattform vollständig vorhanden. Je nach Zielarchitektur können außerdem BPM-, Integrations-, API-Management- oder MLOps-Komponenten erforderlich sein. Plattformneutral betrachtet ist die Workflow-Schicht deshalb ein möglicher Bestandteil der Orchestrierung, nicht zwingend die gesamte Architektur.
Verlässlichkeit durch ganzheitliche Governance
Governance zeigt sich nicht in einem einzelnen Freigabeschritt, sondern in einem verbindlichen Betriebsmodell. Für Low-Code und KI in der Verwaltung umfasst es mindestens sechs Dimensionen, die bei der Nutzbarmachung von KI-Services zu beachten sind:
Kriterien für Eignung, Risiko, Wirtschaftlichkeit, Wiederverwendung und Priorisierung
Freigegebene Datenquellen, Schutzbedarfe, Datenminimierung, Schnittstellen, Identitäten und Berechtigungen
Rollen für Maker, Fachbereich, IT und Betrieb, Entwicklungsstandards, Tests, Barrierefreiheit, Dokumentation, Vier-Augen-Prinzip
Risikoklassifizierung, zulässige Einsatzgrenzen, menschliche Aufsicht, Transparenz, Protokollierung, Qualitätsmessung und Eskalation
Umgebungsstrategie, Versionierung, Deployment, Monitoring, Incident- und Change-Prozesse sowie Stilllegung
Interoperabilität, Austauschbarkeit von Komponenten, Datenportabilität, Hosting- und Betriebsoptionen, Vermeidung unnötiger Abhängigkeiten
Ebenfalls zu betrachten ist der EU AI Act. Dieser verfolgt bekanntermaßen einen risikobasierten Ansatz. Für öffentliche Stellen können daher je nach Einsatzzweck zusätzliche Pflichten relevant werden, insbesondere bei Hochrisiko-Systemen. Aus diesem Grund sollte die Risikoeinstufung nicht erst vor dem Go-live erfolgen, sondern bereits bei Use-Case-Auswahl und dem Prozessdesign. Unabhängig von der konkreten Einstufung sind allgemeine KI-Kompetenz, klare Verantwortlichkeiten und nachvollziehbare menschliche Aufsicht zentrale Voraussetzungen für eine gelingende Integration von KI-Services in digitalisierte Verwaltungsprozesse.
Welche Anwendungsfälle eignen sich besonders
Die Anwendungsfälle für KI-Unterstützung werden nach Prozessmerkmalen ausgewählt. Gute Einstiegskandidaten sind Abläufe, die wiederkehrend, regelbasiert, dokumentenintensiv und strukturiert sind, eine klare Prozesslogik sowie identifizierbare Rollen besitzen und häufig anzupassen sind. Hinzu kommen ein realistischer Datenzugang und ein beherrschbares Risiko. Daraus ergeben sich drei typische Kategorien:
- Antrags- und Genehmigungsprozesse, etwa Gewerbe, Förderungen oder interne Beschaffungsanträge
- Dokumenten- und Wissensarbeit, etwa Klassifikation, Extraktion, Zusammenfassung und Rechercheunterstützung
- Interne Steuerungs- und Freigabeprozesse, bei denen Aufgaben, Fristen, Eskalationen und Status transparent abgebildet werden können
Nutzung von KI innerhalb einer Low-Code-Plattform (Quelle: IBM iX)
Drei Mehrwerte auf einen Blick
Bereits bei der Konzeption und Umsetzung digitaler Fachverfahren kann KI Fachbereiche, Business-Analysten und Entwicklungsteams unterstützen. Anforderungen lassen sich in natürlicher Sprache beschreiben, Prozessmodelle automatisiert vorbereiten oder Integrations- und Datenbedarfe analysieren. Innerhalb einer Low-Code-Plattform erfolgt dies auf Basis definierter Datenmodelle, Architekturprinzipien und Governance-Vorgaben. Dadurch entstehen digitale Verfahren schneller und gleichzeitig konsistenter.
Low-Code-Plattformen ermöglichen es nicht-technischen Fachbereichen, aktiv an der Digitalisierung mitzuwirken. KI erweitert diesen Ansatz, indem sie Citizen Developer bei der Modellierung von Workflows, Formularen oder Anwendungslogiken unterstützt. Governance-Regeln, Freigabeprozesse und standardisierte Plattformbausteine sorgen gleichzeitig dafür, dass Eigenentwicklungen nachvollziehbar, wartbar und sicher bleiben.
Nach der Entwicklung unterstützt KI im operativen Betrieb digitaler Verwaltungsprozesse. Sie kann Sachbearbeitende unterstützen, Dokumente analysieren, Informationen zusammenfassen, fehlende Nachweise identifizieren oder Handlungsempfehlungen generieren. Die Low-Code-Plattform stellt sicher, dass diese Unterstützung nur innerhalb definierter Prozessschritte erfolgt und nachvollziehbar dokumentiert wird.
Vom Digitalisierungswerkzeug zur intelligenten Prozessplattform
Low-Code wird durch KI nicht automatisch zur intelligenten Verwaltungsplattform. Der Schritt gelingt, wenn vier Bedingungen zusammenkommen: ein geeigneter und verstandener Prozess, verlässliche Daten und Schnittstellen, eine anforderungsgerecht ausgewählte Plattformarchitektur sowie ein belastbares Governance- und Betriebsmodell. Dann kann Low-Code die verbindende Schicht bilden, in der Prozesslogik, Benutzeroberflächen, Fachverfahren und KI-Services nachvollziehbar zusammenspielen.
Der eigentliche Nutzen liegt damit nicht in einem reinen Produktversprechen, sondern in der Architektur und im Vorgehen: KI wird an definierten Prozesspunkten eingesetzt, Ergebnisse werden sichtbar und überprüfbar gemacht, menschliche Entscheidungen bleiben verankert, und Änderungen durchlaufen geregelte Entwicklungs- und Betriebsprozesse. Aus sonst isoliert entwickelten Formularen entstehen so Schritt für Schritt wiederverwendbare, messbare und intelligent unterstützte Verwaltungsabläufe.
IBM iX unterstützt Behörden dabei, von der neutralen Status-quo-Analyse über Use Case Discovery, Service Design und Plattformbewertung zu Co-Creation, Prototyping, Governance, Enablement und skalierbarer Umsetzung zu gelangen.
Autoren:
Medie Sanganaza, Strategy Consultant, IBM iX
Florian Krull, Strategy Consultant, IBM iX
Häufige Fragen
Nein. Plattformen unterscheiden sich erheblich bei Prozessmodellierung, Integration, Datenmanagement, KI-Bausteinen, Governance und Betrieb. Die Auswahl sollte daher an konkreten Anforderungen und praktischen Nachweisen ausgerichtet werden.
Low-Code mit KI ergänzt klar abgegrenzte Assistenzfunktionen und bettet sie in Rollen, Regeln, Datenzugriffe und Freigaben ein. Der Mehrwert entsteht durch die kontrollierte Einbindung in den Arbeitsfluss, nicht allein durch KI als Zusatzfunktion.
Governance legt fest, welche Anwendungsfälle zulässig sind, wer entwickeln und freigeben darf, auf welche Daten zugegriffen werden kann, wie Qualität geprüft wird und wie Anwendungen und KI-Funktionen überwacht, geändert oder stillgelegt werden.
IBM iX verbindet Prozessanalyse, Use Case Discovery, Service Design, Technologie- und Plattformberatung sowie agile Produktentwicklung. Der Ablauf reicht von Status quo und Zielbild über Auswahl und Proof of Concept bis zu Governance, Pilotierung, Betrieb und Skalierung.
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