Verwaltungsdigitalisierung: Die 5 wichtigsten Handlungsfelder

Verwaltungsdigitalisierung: Fünf wichtige Handlungsfelder

(Generative) KI Digitale Transformation Prozessdesign

Deutschland steht bei seiner Verwaltungsdigitalisierung weiterhin im unteren Mittelfeld der Industrienationen. Politik, Tarifpartner und Verwaltungen müssen daher die nachhaltige Bereitschaft entwickeln, den zwingend erforderlichen Wandel aktiver zu gestalten. Dabei sind fünf Handlungsfelder besonders wichtig.

Bei der Digitalisierung der Verwaltung geht es nicht um „Digitalisierung als Selbstzweck“, sondern um die Schaffung eines innovativen, leistungs- und wettbewerbsfähigeren sowie krisenresilienten Staates für das Bewältigen dringlicher Zukunftsthemen wie beispielsweise Klima, Energie, Sicherheit, Demografie, Bildung, Gesundheit und Soziales. Die Mitarbeitenden werden dafür jedoch noch nicht hinreichend „mitgenommen“. Auch Rechtsrahmen, Strukturen sowie Entscheidungsmechanismen behindern der Dringlichkeit genügende, inhaltliche und technologische Lösungsumsetzungen. Die folgenden fünf Handlungsfelder sind dabei zentral.

1. Personalarbeit

Die Personalarbeit und das Veränderungsmanagement in den Verwaltungen müssen, auch zur wirksamen Umsetzung eines weiterentwickelten Onlinezugangsgesetzes, innovativer und zeitgemäßer werden. Dazu sollten u. a. die Personalgewinnung und -entwicklung einschließlich Fort- und Weiterbildung sowie Führung, Beurteilungswesen und Kommunikation auf Bundes-, Landes- und Kommunalebene moderne und bewährte Ansätze umfassen. Diese sind, soweit zielführend, technologisch zu unterstützen. Dienst-, Besoldungs- und Tarifvertragsrecht sollten hinsichtlich der Schaffung zusätzlicher Leistungsanreize weiterentwickelt, Fähigkeiten, Digitalisierungs- und Projektmanagementkompetenzen im Sinne lebenslangen Lernens aufgebaut sowie neue Arbeitsweisen weiter forciert werden. In Summe können so nachhaltige Lösungen für den Fachkräftemangel entwickelt werden.

2. Prozessdigitalisierung

Die verwaltungsinterne Prozessdigitalisierung ist sehr viel schneller voranzutreiben und Wirtschaft wie Bürgerinnen und Bürger belastende Bürokratie ist dabei deutlich abzubauen. Dafür müssen u. a. flächendeckend Abläufe vereinfacht und ein wirksames Prozessmanagement umgesetzt, die eAkte und sichere digitale Identitäten eingeführt sowie im Rahmen von „Human Friendly Automation“ kultur- und sozialverträgliche Antworten auf zentrale Fragestellungen der Belegschaften geliefert werden. Rechtsvorschriften für medienbruchfreie Verwaltungsprozesse sind zu überprüfen bzw. anzupassen, die Registermodernisierung ist zu beschleunigen und wirksame Cyber-Security-Lösungen sind in allen öffentlichen Verwaltungen umzusetzen.

3. IT-Infrastruktur

Erforderlich ist eine modernere IT-Infrastruktur („Deutschland-Architektur“). Alle Ebenen übergreifend müssen sichere und zuverlässige Datenzugriffsmöglichkeiten bestehen, wie z. B. jüngste Krisenmanagementerfordernisse deutlich aufzeigen. Hierfür sind u. a. Datenstrategien, technische Plattformen, Cloud-Lösungen zur Umsetzung der Deutschen Verwaltungs-Cloud-Strategie (Multi-Cloud-Ansatz) und nachhaltige Arbeitsunterstützungen durch Künstliche Intelligenz (KI) überaus wichtig.

4. Steuerung

Digitalisierungslösungen müssen durch wirksamere Steuerung in die Fläche und dabei insbesondere zu den deutlich stärker in den Fokus zu rückenden Kommunen gebracht werden. Lösungen für „Smart Cities“ und „Smart Regions“ sind dabei zu beschleunigen. Es ist dafür absolut zielführend, „Best Practices“, wie u. a. in fortschrittlichen Verwaltungen zu erleben, übergreifend als technische und prozessuale Standards zu übernehmen und das EfA-Prinzip konsequent weiterzuentwickeln. Digitalisierungsfortschritte sind mittels Kennzahlen, Informationsplattformen sowie Umsetzungs-„Dashboards“ zu unterstützen. Zudem sollten dafür u. a. zu digitalisierende Leistungen fallzahlenorientiert priorisiert, föderale Zuständigkeiten und Organisationsstrukturen aufgabenkritisch hinterfragt, alle relevanten Stakeholder wirksamer eingebunden und so auch „Verantwortungsdelegationen“ zwischen Ebenen erheblich reduziert werden.

5. Beschaffung

Das Beschaffungs- bzw. Einkaufswesen für die öffentliche Hand ist vergaberechtlich wie prozessual deutlich zu vereinfachen und digital zu unterstützen. Dies gilt flächendeckend und insbesondere im Verteidigungs- und Sicherheitsbereich. Leistungsanforderungen von Bürgern sowie Unternehmen an die öffentliche Verwaltung sollten bei allen Digitalisierungsbestrebungen lösungsorientierte Berücksichtigung finden. Finanzierungen sind im Bund sowie in den Ländern und Kommunen transparent und auskömmlich zu gestalten und sollten nicht haushaltsjährlich zur Disposition stehen.

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